如何装订标书

投标文件中。都有具体的说法。在招标文件的前附表中一般都会有明确的说明，或者在招标文件合同部分之前有个投标文件提交的部分。这两处中起码激猜有一处会提起具体要求。现在一般会要求左侧装订。还有用黑色或白色热熔条装订（分几孔）等等。左侧装订时候也分有钉装订和无钉胶装。标书里一般要求牛皮纸包装，就是把标书按招投标文件要求正副分包或者合包，用牛皮纸包装后粘贴封条。新版招标文件盖公章。旧版招标文件里层盖公章法人章外层盖密封章。企业具体情况你得清楚 比如:性质,人员,组织结构,销售,财务,认证,生产设备,检测设备,销售业绩等等. 当然这些在以前的标书有现成的,你可以拷贝,单独有要求的地方你得修改 产品技术多少也要懂,不知道你那标书室分工如何,如果没有技术人员,你要转给技术部门 协助制作. 再就是打印,装订等基本工作, 给你个投标文件范本目录,这个是属于比较复杂的,参考: 技术卷 A1 技术规格书的响应 2 A2 具体技术方案(主方案) 4 A3 投标货物总表 46 A3-1 投标货物一览表 46 A3-2 备品备件一览表 47 A3-3 专用工具一览表 48 A4 生产条件及生产能力 49 A4-1 生产条件及拟投入的主要机械设备 49 A5 主要元器件/原材料清单及其试验或检验报告以及重要部件供应商资料 52 A5-1 原材料检验报告 53 A5-2 原材料供应商资料 62 A6 投标货物的型式试验检验报告以及鉴定证书 66 A6-1 110kV 电力电缆设备型式试验报告 66 A6-2 110KV 电缆产品鉴定证书 76 A6-3 电缆附件鉴定证书 86 A6-4 电缆附件试验报告 99 A7 投标货物安装使用维护及检修说明 108 A8 产品技术转让协议及相关证明文件 112 A9 质量保证 113 A9-1 质量保证程序文件 113 A9-2 企业 ISO9000 系列证书复印件 119 A10 项目主要参加人员 124 A11 其它 127 A11-1 专利技术 127 A11-2 新型实用技术 128 商务卷 B1 投标书 2 B2 投标保证金 3 B3 投标人资格证明文件 4 B3-1:法定代表人授权书 4 B3-2:企业营业执照副本影(复)印件 6 B3-3:企业 ISO9000 系列质量体系和或其他认证证书影(复)印鉴 7 B4 投标人情况 12 B4-1:投标人概况 12 B4-2:投标人组织机构框图 14 B5 银行资信,财务状况和纳税情况 15 B5-1:银行资信证书 15 B5-2:财务状况 17 B5-3:纳税情况 33 B6 投标人诉讼史 35 B7 供货业绩 36 B7-1:已完成项目表 36 B7-2:在建项目表 71 B8 履约保函格坦基式 72 B9 预付款保函格式 73 B10 退还投标保证金的承诺书 74 B11 其他 75 B11-1:项目管理与服务计划 75 项目管理承诺书 75 项目管理人员结构图 84 项目主要参加人员 85 B11-2:售后服务承诺 88 B11-3:企业简介 91 B11-4:税务登记证,组织机构代码证 93 B11-5:产品生产许可证,国家经贸委文件 95 B11-6:全国守合同重信用证书,全国产品质量免检证书,中国名牌产品证书 100 B12 本次投标电缆附件产品次方案-德国 KP 附件资料 103 B12-1 第三方供货的生产商对投标人签署的本项目授权书 103 价格卷 一,主方案-青岛汉缆集团电缆及附件 2 C1 开标一览表 2 C2 分项报价表 3 C2-1 主要零部件原材料报价表 4 C2-2 备品备件报价表 5 C3 专用工具报价表 7 C4 服务报价 8 C5 质保期后年维保报价 9 一, 标书和方案 表书与方案的不同 1. 标书属于一种特殊的正式的方案, 从让铅谨种类的要求来讲, 也应该符合方案的一般的要求, 因此, 上一章节提示的内容都应该满足和注意,二者还有以下的不同之处. l 目的不同: – 标书:赢得认可,中标. – 方案:可完成客户的需求. l 对象不同: – 标书:评标人:专家…(对项目背景情况不是很了解)目前的 IT 评标过程一般为 5 个左 右的专家花半天到一天的时间对投标文件进行专家评判, 有的评标允许甲方参加评分, 有的 不允许甲方参加和评分,有的甚至不允许甲方参加,即使参加也不能发表倾向性意见.在这 种情况下,没有很充分的沟通环境,一切之前的技术准备都浓缩在投标文件中了,且对象是 具备评标经验但对情况未必了解的专家. – 方案:客户(对项目背景非常了解) l 条件不同: – 标书:只有一次机会.标书是用户需求基本明确后选择服务商的最后机会,因此,用户 的着眼点不仅在于方案的优异,更在意随中标,因此一般不会给修正的机会. – 方案:一般可多次修正.方案的交互过程其实是一个用户明确需求的过程,需求还有待 进一步斟酌的时候,一般用户会要求再次挑脚方案. l 评定的标准不同: – 标书:靠评标人的专家经验;观,读感综合判定.由于标书的评审是专业的评审专家或 者各方人事,因此评审标准更多的是公正和没有异议,表书的正式,专业,清晰,符合要求 是非常重要的.另外,标书的评分会严格按照预先设定的评分标准进行,专家的权利有限. – 方案:客户根据实际情况加以分析判定.方案主要是甲方根据需求进行判断,这个时候 的标准就比较模糊,有时候一个非常粗糙的方案,如果有过人的亮点,也会吸引用户进行重 新考虑. 投标书的基本要求: 2. l 帮助与你的标书读者沟通.从这个角度上来讲,标书是一篇针对用户需求的论文,逻辑结 构和语言一定要清晰,可读.考虑到评标专家一般都具有较好的学术经验,其中很多还是教 授,博导,投标的语言要针对读者的阅读习惯为好. l 表现你整理过后的思路和想法.如果对整个方案的思路不清晰,是不能写好一个标书的. 在投标之前一定要理清楚整体思路及各部分的关系,必要的头脑风暴和预评审也是需要的, 以便更加清晰地表示.对于没有结论或者困惑争议的地方,不要指望能够糊弄过去,如实地 分析甚至放在重要的地方重点把可能的困难和解决方案以及选择的过程描述出来, 往往会增 加胜算. l 对招标书作出反应. 要非常注意投标需求书的细节要求, 一般甲方不会随便写出某种要求 的, 出现这种情况一般是甲方非常需要或者有竞争对手说服甲方提出这种需求. 对于特别的, 违反常规的要求尤其要注意,在标书中一定要有回应.回应的时候不要直接反驳,应该用比 较委婉态度和明确的结论给出建议和意见,结论. l 对客户需求第2/6页 做出反应. 有很多客户的需求并没有体现在标书文件中, 这个时候如果说明非 常详细和具有针对性,对于评标专家是非常具有说服力的. 二, 商务投标书的主要内容: 投标书分为商务部分和技术部分,有些投标要求分为商务标书和技术标书. 1. 商务投标书的组成 l 投标的主体内容(按邀标书格式).需要提醒的是,评标专家在现场进行评标,需要阅读 大量的文字, 这个时候一定要严格按照邀标书的格式进行, 必要的时候要专门以不同纸张或 者标签的形式进行部分区分,以便于专家在不同服务商之间进行对比. l 投标报价及产品清单.如果邀标书给定了投标报价单,按照标准报价单进行填写,如果没 有,需要仔细进行设计.一个好的报价单有助于专家进行对比和筛选,也有利于服务商进行 价格谈判.比如,比较细致合理的报价就不容易被价格谈判的时候大幅度降价.另外,如果 报价单比较复杂和篇幅长, 需要对各部分报价进行小结, 需要有一个明晰的各部分报价总计. 报价单要注意核算,不要计算错误和重复,缺项,尤其是用 exle 进行自动计算的时候,一 定要用另外的办法验算. l 资质证明. 仔细注意邀标书要求的资质证明, 另外, 可能的竞争对手可能提供的用户报告, 资质,案例等要仔细对待;尽可能提供高于邀标文件的资质;对于联合投标,需要提供双方 或者多方的资质,对于要求具有"本地服务队伍"要求的,需要提供证据文件;对于设计的产 品,要提供必要的证书和文件;对于使用关联公司(例如集团公司)的资质,要特别注意法 律一致性的要求. l 项目团队介绍.项目团队的介绍要实事求是,不一定非要公司高管介入项目过程;对于团 队中人员资历的介绍,要注意角色分工,年龄搭配和资质要求;要突出团队成员类似项目的 成功经验. l 公司简介.公司简介要针对性地进行缩写或者改写,将与项目密切相关的内容突出出来. l 公司售后服务体系及培训体系简介.一般这一条比较容易和技术表述中的相应部分混淆, 要非常注意放在哪个部分,如果商务部分和技术部分都需要,侧重点各是什么;往往评分标 准中都有这一条,因此,应该仔细描述自己公司的项目管理,售后服务和培训体系,要符合 用户的标书要求,还要符合主流的国际,国内标准. l 设备简介.设备简介要将设备的案例,使用情况,证书等进行提交. l 行业典型(成功)应用案例.成功案例中要特别注意将类似的项目经验放在比较前面的位 置. l 一切对本次投标有利的资料.有些单位会提交获奖证书,专利,知识产权证书,横向和纵 向课题承担证明等与项目关联的证明信息. 2. 技术投标书的组成 l 标书摘要说明. 摘要说明不仅仅是各个部分的概括, 更应该是投标第3/6页 方体现自己思想的首页 阐述,应该花很大的精力去重视的,也是争取专家非常重要的地方. l 背景介绍.项目背景要从行业,用户基本情况等方面论述和解释项目的必要性及考虑,这 是体现标书针对性非常重要的地方. l 主要设计标书. 项目的设计是标书的主要部分, 考虑到专家未必对所牵涉的标书的技术非 常清楚,这一部分的逻辑关系非常重要,应该从技术方向,产品方向,产品选型,性能价格 比较等多方面进行逻辑论述,站在中立的立场上为甲方选择适合的解决方案的"示意"非常重 要. l 项目实施计划.项目实施计划要可行,符合要求.这也是经常的打分点,实施计划尽量使 用专业工具(比如 project),项目管理的体系架构要非常清晰,比如 ISO9000,CMM 等,标 书要求的资质要和项目实施的技术体系相吻合, 比如资质特别要求 CMM,项目管理的计划就 应该根据 CMM 来进行计划. l 风险控制和质量控制计划.风险控制措施要实在,质量体系要清晰和符合邀标书要求. l 售后服务计划.售后服务计划往往是评分点,应该尽可满足邀标要求;对于重要的服务承 诺和期限,应该以黑体或者表格的形式突出出来. l 产品介绍.产品介绍应该放在不突出的地方,比如附录;产品的重要性能可以提前或者突 出;必要的时候,可以将厂家的产品说明彩页裁减放进标书装订. 三, 如何设计一个漂亮的标书 整体上的一般要求 1. l 全局观-标书各个部分自成体系又相互依托. l 技术可行,叙述简洁明了. l 产品清单正确. l 目录结构清晰—(代表思路清晰). l 整篇文字叙述条理分明,风格统一. l 既迎合读者心理习惯又有创新性. 例如, 如果一个综合的解决方案标书需要很多部分, 我们就可以再画一章各个部分的逻辑关 系图并进行简要论述,便于专家评审.下图就是一个具有 6 个部分的标书的逻辑结构图. 2. 摘要说明 摘要说明是一个标书的整体说明, 不仅仅要反映各个部分的简要内容, 更要反映投标方的整 体思路和思想,有时候叫做总经理摘要或者特别阐述,它包含以下内容: l – 标书目标: l – 战略建议: l – 注意事项: l – 标书优点: l –其他需要吸引读者眼球的东西 3. 目录结构 目录不仅仅是自动生成就可以了, 更重要的是要反映整体的逻辑结构, 评标专家也往往通过 目录来得到标书的第一印象. 一个好的目录应该反映缜密的思维和清晰的内容, 专家还从中 得到重要的特色和投标方的主要知识技能基本信息. 因此, 投标方如果整合多个厂家的方案, 在目录上要重新进行融合和调整. 例子:调整前 调整后: 4. 标书编写禁忌: l 标书中出现其他项目或其他客户名称.很多标书采用其它案例的资料,忘记了改正用户, 这在评标现场非常第4/6页 容易被排斥和认为不认真,因此需要专人进行检查. l 拓扑设计错误.拓扑图和逻辑图是专家评审重点关注的地方,千万不要出现结构性错误, 更不要出现名称上的错误(例如很多投标方将逻辑图写成拓扑图).图的标志要清晰,最好 制图,审定人要明确标记. l 标书叙述前后矛盾.很多标书由不同的人完成,出现前后叙述不一致一定要改正.最好安 排有人在投标之前阅读统稿,安排专门的评审会议. l 目录结构混乱,无逻辑,各自为政. l 套话, 废话太多, 语言啰嗦, 言之无物. 这种情况很容易出现在摘抄网络上的信息的时候, 应予以注意. l 遣词造句,用语不当.错别字是小事,但很容易引起专家反感,尤其在摘要,重要场所和 多次出现的时候. 四, 标书设计举例 案例 1:某网络集成项目 下面是一个网络集成项目的标书举例, 这样一个标书就比直接将产品堆砌上来强得多. 当然, 如果项目再大一些,复杂一些,还可以再优化. 网络规划: 1. 网络规划的思想方法 – 从网络核心入手,发散到网络边缘; – 从网络接入入手,集中到网络核心; – 思想方法多样化. 网络规划的目的 – 对网络建设具有先期的指导性; – 使用户对所建设的网络有一个全面的了解; – 对以后的网络实施和验收提供依据. 2. 网络设计思路: 用户需求分析; 网络流量分析; 网络分类设计; 网络分层设计; 网络设备选择; 网络地址规划. 1) a) 需求分析: 需求分析的目的 – 为网络规划提供依据 – 使方案设计个性化,更有竞争力 b) 基本需求: 用户投资和网络规模 了解业务类型和分布 分析目前技术与用户需求的异同 现有网络分析,保护用户投资 c) 需求来源 – 决策者的建设思路 – 用户提供的历史资料和行业资料 – 用户技术人员的细节描述 – 普通用户对网络的要求 d) 收集方法 – 会谈纪要法 – 关键人物接触 – 用户访谈 e) 重点需要了解的: l 商业需求,资金投入,网络规模 l 现有网络的状况 l 网络覆盖的物理区域,信息点的数量及分布 l 业务分类,分布及对网络功能的需求 l 网络带宽和业务量的需求 l 网络可靠性的需求 l 网络安全性的需求 l 网络管理方面的需求 f) 需求分析小结: l – 技术不是问题,主要看投资和服务 l – 用户投资保护 – 高性价比—使用户的投资收取最好的效果 – 兼容性—保护用户对网络的原始投资 – 扩展性—保证未来 5-8 年可用不过时 l – 服务 – 向用户提供优良的服务可能比只提供优良的网络更有意义 l 重点投资要放到重点的位置上 2) 网络流量分析: 3) 标书结构: 案例二:安全集成项目标书思路: 下面的案例, 主要要说明一个标书的标准符合程度和整体的思路. 信息安全解决方案可以参 照很多第5/6页 标准, 但最重要的是要符合用户的行业和上级的标准, 在整个体系框架中要表示出来. 例如,我们可以从涉密和非涉密来进行标书的框架设计: 根据涉密信息系统设计指南,涉密系统标书思路如下: 根据 IATF,非涉密信息系统集成思路如下: 五, 投标书制作的几个阶段 准备阶段 1. l – 仔细阅读邀标书(招标文件) l – 按照招标文件制作标书,内容可以增加,不能减少 l – 制定标书编写日程安排表,严格遵守,注意预留标书审查修改时间.绝大多数公司容 易犯的一个错误就是不样儿遵守项目的日程, 总是加班到最后一个晚上, 这样反而容易出错 误; 另外, 更多的单位还在最后一天晚上由销售收集用户或者竞争者的信息仓促调整犯下致 命错误;这样的错误还容易出现投标迟到现象.最好的方式是预定好时间和标书调整策略, 严格按照策略执行,这个时候,召开项目启动会达成共识非常重要. 标书制作阶段 2. l – 在投标书中,最重要的是价格,服务和一切可以吸引用户眼球的内容(即使邀标书上 没有要求的内容). l – 投标书中最大的忌讳是出现诸如错字,错页,漏印,价格不统一,价格大写错误,太 过时的内容及出现与项目不相干的内容(如 A 项目的投标书的页眉还是 B 项目的名称) 3. 收尾阶段: l 如何印刷标书 – 关键图表的印刷.一个好的图表,非常容易超越竞争对手和吸引专家进行探讨或者注意, 有必要可以制作一个非常大的图夹在标书中间. – 报价单的打印(如何便于查阅). l 如何装订标书– 封面的设计.标书的封面要显示专业和高贵,不要花哨,必要的公司,理念和标示可以 恰当地放置. – 使用标签页.有时候标书很厚,应该在侧边增加标签符号,最好打印简要说明便于查阅; 还可以附加使用不同颜色的纸张区分不同的章节和部分. – 整体的观感.标书装订要体现公司的价值,很多公司舍得聘请员工却不舍得花钱设计和 装订标书,在经济上非常不合算. l – 标书封装(或遵照邀标书要求) – 采用投标专用袋; – 投标专用袋上标明投标编号,包号,投标设备名称及投标单位名称; – 投标专用袋封口处注明:"xxxx年x月x日yy:zz分前不得启; – 封字样"或使用带有上述字样的小纸条封住袋口,加盖公章. l – 投标书的正本或副本 – 按照邀标书要求准备相应的正本及副本的数量(正本一份副本多份); – 投标书的封面必须标明正本或副本; – 正本必须采用原章(非复印件); – 正本每页必须有投标授权人的签字(全名或姓氏); – 副本的封面必须是公司(平台)原章.